Datenschutzerklärung der SYNEDAT Group

1. Verantwortliche Stelle und Kontakt

Verantwortliche Stelle für die hier beschriebenen Websites ist Synedat Group GmbH, Philipsbornstraße 2, 30165 Hannover, Deutschland. Allgemeine Anfragen: [email protected], Telefon +49 511 546850-0.

Unser Datenschutzteam erreichen Sie unter [email protected] sowie telefonisch über die allgemeine Nummer. Postalische Datenschutzanfragen können Sie mit dem Zusatz „Datenschutzteam“ an die Unternehmensanschrift richten.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die öffentlichen Internetangebote der Synedat Group GmbH, insbesondere für Seiten zu Unternehmen, Datacenter, Technologie, Beratung, Integration, Leistungen, Karriere, Blog, Wiki, FAQ, Newsletter und öffentlich zugänglichen Services. Für authentifizierte Anwendungen, Kundenkonten oder besondere Bestellprozesse können ergänzende Datenschutzhinweise gelten.

3. Aufruf der Websites und technische Protokolldaten

Beim Aufruf verarbeiten unsere Systeme und eingesetzte technische Dienstleister die für die Übertragung erforderlichen Daten. Dazu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Adresse, Antwortstatus, Datenmenge, Browser, Betriebssystem und eine vom Browser übermittelte verweisende Seite gehören.

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung, Stabilität, Fehleranalyse und IT-Sicherheit. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Protokolle werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb und Sicherheit erforderlich ist. Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall können erforderliche Daten bis zum Abschluss der Untersuchung und zur Wahrung von Rechtsansprüchen länger aufbewahrt werden.

4. Hosting, Auslieferung und technische Dienstleister

Wir setzen Microsoft Azure für Teile der technischen Infrastruktur und Cloudflare für DNS, Auslieferung sowie Schutz- und Sicherheitsfunktionen ein. Dabei können insbesondere IP-Adressen, angeforderte Ressourcen, Zeitstempel und technische Sicherheitsmerkmale verarbeitet werden. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO; unser Interesse liegt im sicheren, verfügbaren und leistungsfähigen Betrieb.

Soweit ein Anbieter in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt die Einbindung nach Artikel 28 DSGVO. Soweit Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, nutzen wir eine zulässige Grundlage nach Artikeln 44 ff. DSGVO, insbesondere einen Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien. Öffentliche Dateien können über static.synedat.com oder eine domainspezifische SYNEDAT-Static-Adresse geladen werden. Die Schriftart Inter wird über unsere kontrollierte Infrastruktur bereitgestellt; dabei wird keine Verbindung zu Google Fonts hergestellt.

5. Einwilligungsverwaltung und Matomo

Ihre Auswahl zu freiwilliger Statistik und externen Medien wird für höchstens 180 Tage gespeichert. Auf angebundenen Subdomains kann hierzu das notwendige Cookie __Secure-synedat_consent_v2 verwendet werden; andernfalls wird die Auswahl unter synedat.consent.v1 im Local Storage der jeweiligen Website gespeichert. Enthalten sind Version, Geltungsbereich, Auswahl und Ablaufzeit, jedoch keine Besucherkennung. Der technisch erforderliche Zugriff stützt sich auf § 25 Absatz 2 Nummer 2 TDDDG; die Verarbeitung zur zuverlässigen Beachtung Ihrer Auswahl auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO.

Matomo wird nur nach Ihrer freiwilligen Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO und, soweit erforderlich, § 25 Absatz 1 TDDDG geladen. Die selbst betriebene Statistik wird über stats.synedat.com oder einen domainspezifischen SYNEDAT-Stats-Endpunkt bereitgestellt. Matomo arbeitet in dieser Einbindung ohne Analyse-Cookies; IP-Adressen werden maskiert, Suchparameter und URL-Fragmente entfernt, Do Not Track wird beachtet. Formulareingaben, Kundenkennungen und Inhalte von Kontakt- oder Bewerbungsformularen werden nicht an Matomo übermittelt. Auf Formularseiten ist die Statistik deaktiviert.

Sie können Ihre Auswahl jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ mit Wirkung für die Zukunft ändern. Ohne Einwilligung bleibt Matomo ausgeschaltet. Detaildaten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die statistische Auswertung erforderlich sind, und anschließend gelöscht oder so aggregiert, dass ein Personenbezug nicht mehr hergestellt werden kann.

6. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben und den Inhalt Ihrer Anfrage, um Ihr Anliegen zu bearbeiten und Rückfragen zu beantworten. Dazu können Name, Unternehmen, Kontaktdaten sowie Projekt- oder Serviceinformationen gehören.

Bei einer Anfrage zu einem Vertrag mit Ihnen ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO einschlägig. Bei beruflichen Ansprechpartnern eines Unternehmens und anderen allgemeinen Anfragen kann die Bearbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO beruhen; das Interesse besteht in der sachgerechten Geschäftskommunikation. Gesetzlich vorgeschriebene Verarbeitung beruht auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO.

Für eine erste Anfrage sind keine Passwörter, geheimen Schlüssel oder besonders sensiblen Unterlagen erforderlich. Stimmen Sie einen geschützten Übertragungsweg für vertrauliche Dokumente mit Ihrem Ansprechpartner ab.

7. Angebote, Verträge und Lieferantenkontakte

Für Angebotserstellung, Vertragsdurchführung, Leistungsabstimmung und Abrechnung können Kontakt-, Vertrags-, Leistungs- und Abrechnungsdaten verarbeitet werden. Bei natürlichen Vertragspartnern erfolgt dies zur Vertragsanbahnung oder Vertragserfüllung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO. Für Ansprechpartner juristischer Personen kommt Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO in Betracht. Aufbewahrungs- und Nachweispflichten können eine Verarbeitung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO erfordern.

Empfänger sind die mit der jeweiligen Aufgabe befassten Personen und die hierfür tatsächlich eingesetzten Dienstleister. Eine Weitergabe an Behörden oder andere Stellen erfolgt, soweit eine rechtliche Verpflichtung oder eine andere tragfähige Rechtsgrundlage besteht.

8. Online-Bewerbungen und Projektprofile

Auf unserer Jobs-Website können Sie sich für eine Festanstellung oder freiberufliche Zusammenarbeit sowie initiativ bewerben. Wir verarbeiten den gewählten Bewerbungsweg, Namen, E-Mail-Adresse und fachliche Schwerpunkte. Freiwillig können Sie Telefonnummer, Erfahrungen, Verfügbarkeit, Arbeitsort-Präferenz, Einsatzumfang, Vergütungs- oder Honorarvorstellung, einen Profil-Link, eine Nachricht und ein PDF-Profil übermitteln. Bitte senden Sie keine Ausweisdokumente, Bank- oder Gesundheitsdaten. Ohne die als erforderlich bezeichneten Angaben können wir das Online-Formular nicht bearbeiten.

Die Angaben dienen der Prüfung Ihrer Bewerbung, der Kontaktaufnahme und der Entscheidung über eine mögliche Zusammenarbeit. Für Beschäftigungsbewerbungen ist insbesondere § 26 Absatz 1 BDSG in Verbindung mit den einschlägigen Vorschriften der DSGVO maßgeblich. Bei einer freiberuflichen Vertragsanbahnung mit Ihnen beruht die Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO; bei Ansprechpartnern eines Unternehmens gegebenenfalls auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Eine zusätzliche Einwilligung in die erforderliche Bearbeitung wird nicht zur Bedingung gemacht.

Wir speichern die Bewerbungsdaten in unserem selbst betriebenen ERPNext mit HRMS. Zugriff erhalten die mit Recruiting und der jeweiligen fachlichen Prüfung befassten berechtigten Personen sowie erforderliche technische Administratoren. PDF-Anhänge werden als private Dateien gespeichert und nicht über die öffentliche Download- oder Static-Domain bereitgestellt. Das Formular übermittelt keine Bewerbungsdaten an Matomo; auf Bewerbungsseiten ist diese Statistik ausgeschaltet. Es erfolgt keine automatisierte Auswahlentscheidung.

Zum Schutz der Übermittlung verwendet das Formular ein technisch erforderliches, zufälliges Sitzungscookie __Host-ngw-application für höchstens zwei Stunden und einen an Sitzung, Website und Ablaufzeit gebundenen Formularnachweis. Kurzlebige, mit einem geheimen Schlüssel gehashte Verbindungskennungen begrenzen missbräuchliche Aufrufe für höchstens eine Stunde. Das beruht auf § 25 Absatz 2 Nummer 2 TDDDG und, soweit personenbezogene Daten betroffen sind, auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO; unser Interesse ist der Schutz des Bewerbungsdienstes.

Während eines laufenden Verfahrens werden die dafür erforderlichen Angaben aufbewahrt. Für über dieses Formular eingegangene und in ERPNext abgeschlossene, abgelehnte Bewerbungen ist eine Löschung nach 180 Tagen eingerichtet. Eine dokumentierte weitere Aufbewahrung, etwa zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen, kann eine längere Speicherung rechtfertigen. Bei Zustandekommen einer Zusammenarbeit werden die hierfür erforderlichen Daten im entsprechenden Personal- oder Vertragsprozess weiterverarbeitet. Die Aufbewahrung in Sicherungskopien richtet sich nach dem gesonderten Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren, dessen konkrete Fristen in der endgültigen Fassung noch zu ergänzen sind.

Eine Initiativbewerbung ist keine Einwilligung in einen dauerhaften Talentpool, Newsletter-Versand oder die Weitergabe eines Profils an potenzielle Auftraggeber. Solche zusätzlichen Zwecke werden gesondert mit Ihnen geklärt. Für Fragen und Betroffenenrechte erreichen Sie unser Datenschutzteam unter [email protected].

9. Newsletter und Kundenportale

Die aktuell geprüften Startseiten informieren über Newsletter und Kundenservices; dort wurde keine Newsletter-Anmeldung und kein Kundenlogin ausgeführt. Aus einer bloßen Anfrage entsteht kein Newsletter-Abonnement.

Vor Einführung einer Anmeldung sind Versanddienstleister, Inhalte, Frequenz, Nachweis einer erforderlichen Einwilligung, Abmeldung und Speicherdauer zu dokumentieren. Einwilligungsbasierte Verarbeitung beruht auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO und kann für die Zukunft widerrufen werden. Für konkrete Portalangebote sind die verwendeten Identitätsdienste, Rollen, Protokolle und Vertragsbezüge gesondert zu beschreiben.

10. Links, Teilen und soziale Netzwerke

Karten, Social-Media-Profile und Teilen-Funktionen für X, Facebook und LinkedIn sind als normale Links eingebunden. Die Website lädt dafür keine Social-Media-Skripte, eingebetteten Profile oder Zählpixel vorab. Beim Öffnen eines Netzwerks werden die zum Verbindungsaufbau erforderlichen Daten an diesen Anbieter übertragen; dort gelten dessen Datenschutzinformationen. Ein Beitrag wird erst durch Ihre Handlung beim jeweiligen Anbieter veröffentlicht.

„Link kopieren“ schreibt auf Ihren ausdrücklichen Klick die bereinigte Seitenadresse in die Zwischenablage. Die systemeigene Teilen-Funktion übergibt die Adresse und den Seitentitel an den von Ihnen gewählten Dienst. Suchparameter und URL-Fragmente werden entfernt. Für ein aktives öffentliches Unternehmensprofil können daneben eigene Datenschutzinformationen und Verantwortlichkeiten erforderlich sein.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, konkreten Sicherheitsuntersuchungen oder berechtigten Interessen an der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen eine weitere Speicherung erfordern. Für Bewerbungen gelten die in Abschnitt 8 genannten Fristen. Handels-, steuer- und vertragsrechtliche Unterlagen werden entsprechend den jeweils anwendbaren gesetzlichen Fristen aufbewahrt.

Sicherungskopien werden nach dem betrieblichen Sicherungszyklus überschrieben. Sie werden nicht als Archiv für regulär gelöschte Daten genutzt; nach einer erforderlichen Wiederherstellung gelten die Löschregeln des jeweiligen Produktivsystems erneut.

12. Ihre Rechte und Beschwerdemöglichkeit

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Beruht eine Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e oder f DSGVO, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie an [email protected]. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für die Synedat Group GmbH kommt insbesondere Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen in Betracht. Im Rahmen der hier beschriebenen öffentlichen Internetangebote treffen wir keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Artikel 22 DSGVO mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung.

Online-Kontaktanfragen

Über unsere Formulare können Sie Sales/Vertrieb, Einkauf, Marketing, Partnerschaft oder allgemeine Anliegen erreichen. Erforderlich sind Name, E-Mail-Adresse, Anliegen, Betreff und Nachricht. Telefon, Unternehmen und Postanschrift sind freiwillig. Die E-Mail-Wiederholung dient der Fehlervermeidung; Postanschriften werden nur auf Format und Vollständigkeit geprüft, nicht auf tatsächliche Zustellbarkeit.

Wir speichern Ihre Anfrage mit einer Vorgangsnummer in unserem ERPNext und ordnen sie einem neuen oder bestehenden Lead zu. Berechtigte Mitarbeitende bearbeiten das Anliegen; eine automatische E-Mail bestätigt den Eingang. Es entsteht kein Newsletter-Abonnement. Die Verarbeitung dient je nach Anfrage der Vertragsanbahnung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO) oder der sachgerechten Geschäftskommunikation (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO). Angaben werden gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind, sofern keine Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Nachweisinteressen entgegenstehen. Konkrete betriebliche Prüf- und Löschfristen sind in der endgültigen Fassung noch zu dokumentieren.

Ein technisch erforderliches Sitzungscookie __Host-ngw-contact schützt die Übermittlung für höchstens zwei Stunden. Zur Missbrauchsbegrenzung speichern wir kurzlebige, mit einem geheimen Schlüssel gehashte Verbindungs- und E-Mail-Kennungen für höchstens eine Stunde. Formulareingaben werden nicht im Browser dauerhaft gespeichert. Auf Kontaktformularseiten ist Matomo ausgeschaltet. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an [email protected].